Cómo hacer que gente ocupada responda a tus Emails

E-mail atractivo
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Si haces las cuentas sobre el número de mensajes de correo electrónico entrantes que te llegan, se multiplican tanto que el tiempo que se necesitaría para leerlos todos y responder a los que esperan una respuesta sería asombrado. Es simplemente imposible de manejar.

Sin embargo, algunas técnicas simples pueden ayudar a mejorar enormemente tu capacidad para hacer que la gente responda en tus correos electrónicos importantes. Y ellos te lo agradecerán, también.

E-mail atractivo

1. Sé breve y ve al punto

Muchas personas deambulan en los correos electrónicos. En mis e-mails más importantes me paso mucho tiempo en averiguar qué cortar poniéndome en el misma. En el email, menos es siempre más. En caso de duda, déjalo fuera.

2. Pon tu pregunta más importante al principio

Mucha gente escribe un correo electrónico sin una “llamada a la acción” o la razón por la que están escribiendo el e-mail. Asegúrate de indicar tu razón y si no hay ninguna acción requerida dígalo por adelantado con un “esto es sólo para informarle – no se requiere acción.”

A menudo, los correos electrónicos son complejos y la información requiere ser enumerada. Si es así, enumera tu acción al principio del e-mail.

Para correos electrónicos súper importantes o fechas clave la gente pone a menudo estos en rojo y negrita. Ejemplo: cuando envío un e-mail de “guarda la fecha” a menudo pongo la fecha, el lugar y la contestación por la fecha en la parte superior en color rojo.

3. Si hay varias partes en el correo electrónico trata de dividirlo en secciones

Cuando los correos electrónicos son un poco más largos debido a la información de fondo que a menudo necesitan ser divididos en secciones (como lo estoy haciendo en este post). Es más fácil de seguir cuando se tiene las secciones como directrices. También es más fácil para el lector comprender el e-mail. Si ven tu correo electrónico y ven un gran muro de texto largo a menudo las personas se encogen de hombros y pasan al siguiente e-mail (véase el punto 2 de nuevo – si se le da una acción en la parte superior y que sea audaz van a engancharse y por lo menos sabrán qué esperas de ellos).

4. Escribe a una persona a la vez

Esto es fundamental, y fue la razón por la que me senté a escribir este post. A menudo veo gente escribir a muchas personas a la vez pidiendo ayuda como si fueran un CEO escribiendo en un cartel que dice, “¿alguien me puede ayudar con una introducción a Google?” o “puedes, por favor, revisar esta lista de potenciales inversores y darme tus comentarios?”

Incluso si las personas son bien intencionadas son menos propensos a responder a un correo electrónico grupal. Cualquier sociólogo puede confirmarte esto.

Piensa en esto: Si recibes un correo electrónico que dice: “Oye, Sara, quería pedirte un poco de ayuda…” o incluso “Sara, estoy organizando un evento de 17 de febrero y me gustaría preguntar si podrías hacer que…” se ve más como un llamamiento personal. Si no respondes estás dejando abajo a la persona que está aparentemente pidiendo personalmente, de forma individual y exclusiva.

El momento en que envíes un correo electrónico a un grupo y digas: “Me preguntaba si alguien podría ayudarme con…” cada persona piensa que alguien más te va a ayudar. Es cierto que algunas personas te ayudarán, pero mucho menos que si lo has enviado a cada miembro individualmente.

Confía en mí. He intentado ambos durante años.

La mejor manera de hacer esto es creando la mayor parte de tu mensaje de correo electrónico como un mensaje general. A continuación, crea múltiples versiones del mismo. A continuación, puedes añadir los nombre de las personas arriba y yo a menudo añado un pequeño mensaje personal a cada correo electrónico en la parte superior y/o cambio los correos electrónicos pertinentes.

Claro, esto lleva más tiempo que un correo electrónico grupal. Así que para los correos electrónicos de menor importancia síguelos enviando al grupo. Pero cuando es realmente importante créalos individualmente.

5. Haz que el asunto sea importante

Las líneas de asunto importan tanto como los tweets o los titulares. Somos una generación de escáneres de correo electrónico. Exploramos nuestros titulares de correo electrónico para averiguar cuáles se abrirán. Después de un par de días, si nos perdimos tu correo electrónico lo más probable es que esté en el purgatorio hasta que nos recuerdes que no respondimos.

¡Así que haz que el asunto suene importante!

6. La Hora del Día Cuenta

No envíes correos electrónicos importantes en viernes por la tarde a menos que requiera una acción inmediata. A menudo escribo mensajes de correo electrónico durante el fin de semana y luego los envío el lunes a primera hora. Quiero estar en la cima de la pila, no en la parte inferior de la pila. La mayoría de la gente procesa los e-mails a primera hora de la mañana (¡aunque los expertos en productividad dicen que no!).

Por cierto, cuando escribo entradas del blog los fines de semana, hago tweets de nuevo el lunes por la mañana, exactamente por esta razón.

7. Aclara y repite

Cuando era más joven me importaba que la gente no respondiera a mis correos electrónicos. No recibía tantos y además respondía a todos.

Con los años he aprendido que algunas personas tienen un alto volumen y no pueden procesar el 100% del correo electrónico. Las personas más mayores son las más demandadas y más ocupadas. Cuanto más viejos son más responsabilidades tienen fuera del trabajo y, por tanto, no es probable que estén hasta las 2 de la mañana para responder a los correos electrónicos.

Entonces sólo tienes que enviar tu email otra vez. Me gusta responder a todos y los incluyo para que vean que ya lo había enviado antes. Mi objetivo no es hacer que se sientan culpables. Eso es una tontería. Si son importantes es la última cosa que me gustaría hacer.

Simplemente digo algo como: “Yo sé lo ocupado que está. Espero que no le importe, pero quería a reenviar y ponerlo en la parte superior de su bandeja de entrada” y luego repito mi llamada a la acción.

En la tercera emisión (después, por supuesto, de dejar tiempo suficiente para no parecer un acosador/plasta) puedo decir, “No me gusta seguir enviando e-mails y realmente odio ser un pesado. Espero sólo 2 minutos de su tiempo el próximo miércoles a… “

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